Was kann man als KMU automatisieren? 12 Praxisbeispiele

Als KMU koennen Sie sofort mehrere wiederkehrende Prozesse automatisieren: Terminbuchung und -erinnerungen, die Rechnungsstellung mit QR-Rechnung, automatische Zahlungserinnerungen (Mahnlauf), die Belegerfassung per Foto, den Buchhaltungsabgleich mit dem E-Banking, die Social-Media-Planung, E-Mail- und Newsletter-Serien sowie das Weiterleiten von Kontaktanfragen ins CRM. Die groessten Zeitfresser sind meist administrative Buero-Aufgaben.

Eine Deutschschweizer Befragung von rund 500 Fuehrungskraeften aus dem Jahr 2023 beziffert das Einsparpotenzial auf durchschnittlich rund 11 Prozent der Wochenarbeitszeit. Das ist kein Grossprojekt: Starten Sie mit einem einzigen Prozess, den Sie taeglich von Hand erledigen, und messen Sie den Aufwand vorher und nachher. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen 12 konkrete Beispiele, das passende Werkzeug dazu und wie viel Zeit Sie realistisch sparen.

12 Prozesse, die sich sofort automatisieren lassen

Automatisierung bedeutet, dass eine Software eine wiederkehrende Aufgabe ohne Ihr manuelles Zutun erledigt. Fuer ein KMU heisst das: weniger Tipparbeit, weniger Telefonate, weniger vergessene Rechnungen. Rund die Haelfte der Schweizer KMU weist hier noch erheblichen Nachholbedarf auf, und rund jedes zehnte KMU hat bisher kaum Prozesse automatisiert. Das Potenzial ist also gross.

Die folgenden zwoelf Aufgaben eignen sich besonders gut fuer den Start. Sie sind klar strukturiert, wiederholen sich oft und lassen sich mit fertigen Schweizer Loesungen oder gaengigen Werkzeugen abdecken:

• Terminbuchung – Kundinnen und Kunden buchen selbst online, rund um die Uhr.
• Terminerinnerungen – automatische SMS oder E-Mail vor dem Termin.
• Rechnungsstellung – QR-Rechnung mit korrekter Referenz auf Knopfdruck.
• Zahlungserinnerungen – automatischer Mahnlauf bei ueberfaelligen Rechnungen.
• Belegerfassung – Beleg fotografieren, Software liest die Daten aus.
• Buchhaltungsabgleich – Zahlungen automatisch mit dem E-Banking abgleichen.
• Digitale Rechnungszustellung – Rechnungen per eBill direkt ins E-Banking der Kunden.
• Social-Media-Planung – Beitraege im Voraus erstellen und planen.
• Newsletter- und E-Mail-Serien – Willkommens- oder Erinnerungs-Mails automatisch versenden.
• Kontaktanfragen weiterleiten – Formular-Eingaben landen automatisch am richtigen Ort.
• E-Mail-Eingang sortieren – neue Nachrichten klassifizieren, weiterleiten, ablegen.
• Programme verbinden – Daten zwischen Diensten fliessen lassen, ohne Copy-Paste.

Je Prozess: was wird automatisiert, welches Werkzeug, wie viel Zeit

Nachfolgend gehen wir die wichtigsten Prozesse einzeln durch. Zu jedem finden Sie, was genau automatisiert wird, welches Werkzeug dafuer geeignet ist und wo die Zeitersparnis entsteht. Konkrete Stundenangaben nennen wir bewusst nicht pauschal, denn die Ersparnis haengt von Ihrem Betrieb ab. Messen Sie sie darum selbst.

1. Terminbuchung und Terminerinnerungen

Online-Terminbuchungssysteme fuer den Schweizer Markt, etwa fuer Coiffeure oder Kosmetik, lassen Kundinnen und Kunden selbst einen freien Termin waehlen. Danach versendet das System automatisch eine Bestaetigung und eine Erinnerung per SMS oder E-Mail, ganz ohne manuelles Zutun. Die Zeitersparnis liegt vor allem in weniger Telefonaten und weniger vergessenen Terminen.

2. Rechnungsstellung mit QR-Rechnung

Seit dem 1. Oktober 2022 ist die QR-Rechnung in der Schweiz das einzige gueltige Einzahlungsformat. Die orangen (ESR) und roten Einzahlungsscheine werden seither nicht mehr verarbeitet. Schweizer Buchhaltungssoftware wie bexio erzeugt die QR-Rechnung samt Referenz automatisch aus Ihren Auftragsdaten. Sie sparen das manuelle Ausfuellen und vermeiden Fehler bei der Referenznummer.

3. Automatische Zahlungserinnerungen (Mahnlauf)

Ein Mahnlauf ist der geregelte Ablauf, mit dem eine ueberfaellige Rechnung schrittweise angemahnt wird. Schweizer Buchhaltungssoftware wie bexio kann diesen Mahnlauf definieren und Zahlungserinnerungen automatisch versenden: Die Software prueft offene Rechnungen selbststaendig und verschickt die Mahnung, sobald eine Zahlung ueberfaellig ist. So bleibt keine offene Forderung liegen, ohne dass Sie eine Liste fuehren muessen.

4. Belegerfassung per Foto

Belege lassen sich per Smartphone fotografieren. Die Software, zum Beispiel bexio Go beziehungsweise Scan2Go, erkennt das Belegformat, liest die Daten per OCR aus und legt sie zur Verbuchung ab. OCR (optische Zeichenerkennung) wandelt das Foto in lesbaren Text um. Das ersetzt das Abtippen von Betraegen und Lieferantendaten und reduziert Uebertragungsfehler.

5. Buchhaltungsabgleich und digitale Rechnungen (eBill)

Cloudbasierte Schweizer Business-Software gleicht Zahlungen automatisch mit dem E-Banking ab, weil sie Schnittstellen zu zahlreichen Schweizer Banken bietet. Zusaetzlich koennen Sie ueber eBill, den Schweizer Standard fuer digitale Rechnungen, Ihre Rechnungen strukturiert direkt ins E-Banking der Empfaenger liefern. Netzwerkpartner ist unter anderem PostFinance. Das spart Papier, Porto und manuelles Nachverbuchen.

6. Social-Media-Planung

Mit der kostenlosen Meta Business Suite lassen sich Beitraege und Stories fuer Facebook und Instagram im Voraus erstellen und planen. Ebenso koennen Sie Nachrichten im gemeinsamen Postfach verwalten und die Insights auswerten. Statt jeden Tag einzeln zu posten, planen Sie eine Woche in einem Rutsch. Das buendelt die Arbeit und haelt Ihren Auftritt trotzdem aktiv.

7. Newsletter- und E-Mail-Serien

E-Mail-Marketing-Werkzeuge wie Brevo oder Mailchimp erlauben automatisierte Serien: eine Willkommenssequenz, Geburtstags-Mails oder Erinnerungen an einen liegengebliebenen Warenkorb. Ausgeloest wird die Serie durch ein Ereignis, etwa eine Newsletter-Anmeldung. Einmal eingerichtet, laeuft die Kommunikation von allein weiter. Beachten Sie dabei die Datenschutzregeln (siehe unten in den haeufigen Fragen).

8. Kontaktanfragen und E-Mails verarbeiten

Fuer das Verbinden mehrerer Programme gibt es No-Code-Plattformen. n8n ist ein fair-code-lizenziertes Werkzeug zur Workflow-Automatisierung, das App-Verbindungen mit KI-Funktionen kombiniert. Damit verketten Sie einen Ausloeser (Trigger) mit einer Aktion: Eine eingehende E-Mail oder ein ausgefuelltes Formular startet den Ablauf, und n8n leitet die Anfrage weiter, legt sie ab oder traegt sie ins CRM ein. Ein Gmail-Trigger oder IMAP-E-Mail-Trigger startet solche Ablaeufe automatisch bei jeder neuen Nachricht.

Mehr zu diesem Werkzeug lesen Sie in unserem Beitrag zur n8n Automatisierung. Wichtig zu wissen: Sie muessen dafuer nicht programmieren koennen.

Was Sie beim Google Unternehmensprofil nicht automatisieren koennen

Ein haeufiges Missverstaendnis betrifft Kundenbewertungen. Das Google Unternehmensprofil (frueher Google My Business) erlaubt das Antworten auf Rezensionen erst nach Bestaetigung des Unternehmens, und die Antworten sind manuell zu verfassen. Eine native automatische Antwortfunktion fuer Rezensionen gibt es nicht. Seit dem 31. Juli 2024 sind zudem die Funktionen Chat und Anrufliste im Unternehmensprofil abgeschaltet. Als direkte Kontaktkanaele bleiben Telefon sowie, bei geeigneten Konten, SMS oder WhatsApp, die Sie im Profil hinterlegen koennen.

So finden Sie Ihren Einstieg

Automatisieren Sie nicht alles auf einmal. Der beste Einstieg ist der Prozess, den Sie taeglich von Hand wiederholen und der klar geregelt ist. Genau dort ist der Nutzen sofort spuerbar, und Sie sammeln Erfahrung fuer den naechsten Schritt.

Gehen Sie in vier Schritten vor:

• Zeitfresser finden. Notieren Sie eine Woche lang, welche Aufgaben sich staendig wiederholen.
• Aufwand messen. Halten Sie fest, wie viel Zeit die Aufgabe heute kostet. So belegen Sie die Ersparnis spaeter.
• Passendes Werkzeug waehlen. Fuer viele Aufgaben gibt es eine fertige Schweizer Loesung. Erst wenn mehrere Programme zusammenspielen muessen, lohnt sich eine No-Code-Plattform.
• Klein starten, dann ausbauen. Richten Sie einen Prozess sauber ein, bevor Sie den naechsten angehen.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt ein Beispiel: Ein kleiner Coiffeursalon in Rapperswil-Jona fuehrt eine Online-Terminbuchung mit automatischer SMS-Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin ein. Die Kundinnen buchen selbst rund um die Uhr, kurzfristige Absagen werden per Antwort-SMS moeglich, und die Inhaberin verbringt deutlich weniger Zeit am Telefon. Parallel stellt sie ueber Schweizer Buchhaltungssoftware auf QR-Rechnungen um und laesst die Zahlungserinnerungen automatisch als Mahnlauf verschicken. Zwei ueberschaubare Schritte, spuerbar mehr Ruhe im Buero.

Ein Wort zu den Kosten: Der Einstieg muss nicht teuer sein. Die Meta Business Suite ist kostenlos, viele E-Mail-Werkzeuge haben einen Gratis-Einstiegstarif, und Schweizer Buchhaltungssoftware beginnt erfahrungsgemaess im tiefen zweistelligen Franken-Bereich pro Monat. Entscheidend ist nicht der Preis, sondern ob das Werkzeug zu Ihrem konkreten Prozess passt.

Automatisierung ist letztlich ein Mittel gegen den Fachkraeftemangel: Sie ersetzt keine Fachkraefte, sondern nimmt Ihrem Team die wiederkehrende Buero-Arbeit ab. Wie Sie als kleiner Betrieb generell Zeit gewinnen, vertieft unser Ratgeber Zeit sparen als Selbstaendiger. Weiterfuehrende Studien und Kontext zur Digitalisierung von KMU bietet das KMU-Portal des Bundes.